Prozedur

Hinweise zum erfolgreichen Abschluss eines Exportgeschäfts für Rohstoffe aus Brasilien

Der dargestellte Prozess für ein Warenhandelsgeschäft ist in optimaler Version dargestellt und sollte innerhalb von 2 Wochen abgeschlossen sein. Dies ist notwendig, da Produzenten und Lieferanten Preiszusagen einhalten müssen und die entsprechende Ware vorhalten müssen.
Mit diesem Prozessablauf soll sichergestellt werden, dass im Voraus allen am Geschäft beteiligten Parteien die Konditionen und Bedingungen für ein Warenhandelsgeschäft klar und verständlich sind und akzeptiert werden, bevor schriftliche und rechtlich verbindliche Zusagen getroffen werden.
Die Verfahren begünstigen weder den Käufer noch den Verkäufer, sondern dienen ausschließlich dem erfolgreichen Abschluss der Transaktion.
Es ist üblich, dass bei Warengeschäften Vermittler und Agenten, sowohl auf Käufer- und Verkäuferseite, involviert sind.

Bitte beachten:

• Wir beteiligen uns nicht an Spekulationen oder allgemeinen Preisanfragen, deshalb nehmen wir nur Dokumente an, die an unser Unternehmen (VALIA Brazil) adressiert sind.
• Eingereichte Dokumente müssen auf Firmenpapier und Adressdaten ausgestellt sein, um den Absender eindeutig identifizieren zu können.
• Bei Exportgeschäften müssen sämtliche Dokumente in englischer Sprache verfasst oder übersetzt sein. Rechtsgültig ist ausschließlich die englische Sprache.
• Eingereichte Dokumente müssen im pdf-Format an uns per E-Mail (inquiry@valiabrazil.com) übermittelt werden.
• Diese Prozedur gilt für Exportgeschäfte und ist nicht rechtlich bindend und kann erweitert oder verkürzt werden.

1. Kaufabsichtserklärung (LOI – Letter of Intent)

Eine vollständig ausgefüllte Kaufabsichtserklärung (LOI – Letter of Intent) des Käufers oder Vermittlers (Mandatsträger) enthält alle Produktinformationen mit entsprechenden Spezifikationen und Mengen, zu welchen Konditionen (Preis, Zahlungsbedingungen, Lieferkonditionen, etc.) der Käufer bereit ist, die Handelsware zu kaufen.
Bitte beachten: Kaufabsichtserklärungen (LOI – Letter of Intent) ohne Zielpreis (Target price) werden nicht akzeptiert.
Diese Kaufabsichtserklärung (LOI – Letter of Intent) wird von dem Verkäufer oder dessen Agenten geprüft und sie entscheiden, ob die Käuferbedingungen erfüllen werden können oder mit welchen Abweichungen. Der Käufer oder dessen Vermittler wird darüber entsprechend informiert.
Die involvierten Parteien haben nun die Möglichkeit die gegenseitigen Interessen zu verhandeln, um eine Einigkeit herbeizuführen. Sollte es in dieser frühen Phase der Verständigung zu keiner Einigung kommen, verfällt der LOI und der Prozess ist als gescheitert anzusehen.

In einigen Fällen werden vom Produzenten oder Lieferant zusätzlich die Bankinformationen des Käufers verlangt, da im Normalfall bei Exportgeschäften nur Akkreditive (Letter of Credit) von weltweit agierenden Top-50 Banken (Top-50 World banks) akzeptiert werden.

2. Angebot (SCO – Soft Corporate Offer / FCO – Full Corporate Offer)

Wenn bezüglich der Spezifikation und Konditionen entsprechend dem Kaufabsichtserklärung (LOI – Letter of Intent) Einigkeit zwischen den Parteien erzielt werden konnte, und diese verstanden wurden, erhält der Käufer vom Verkäufer oder dessen Agent ein Angebot (SCO / FCO). Darin werden in der Regel auch weitere Prozesse und Zeiträume bezüglich des Zustandekommens eines Kaufvertrages, Lieferung und Zahlung, beschrieben.
Der Käuferseite wird in der Regel 3 bis 5 Tage Zeit gegeben, um das Angebot (SCO / FCO) zu prüfen und unterzeichnet und gestempelt zurück zu senden und um alle Vorbereitungen für den nächsten Schritt (Punkt 3.) einzuleiten. Sollte der Zeitraum verstreichen, ist die Verkäuferseite nicht mehr an das Angebot gebunden.

3. Bestellung (ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order)

Nach Zurücksendung des unterschriebenen und gestempelten Angebotes (SCO oder FCO) durch die Käuferseite ist vom Endkäufer (finaler Käufer) eine Bestellung (ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order) auszustellen, in dem sämtliche vereinbarten Spezifikationen, Konditionen und Prozeduren beschrieben sind, wie im Angebot angegeben, um damit die feste Kaufabsicht auszudrücken.
Zusammen mit der Bestellung (ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order) hat der Käufer einen Geldnachweis (POF – Proof of Funds), in Form eines BCL (Bank Comfort Letter) oder RWA (Ready, Willing & Able), sowie eine Kopie des Unternehmensregisters und eine Kopie des Reisepasses des Käufers bzw. des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens an den Verkäufer zu übermitteln.

4. Kaufvertrag (SPA – Sales & Purchase Agreement)

Nach Erhalt der Bestellung (ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order) und der anderen in Punkt 3 beschriebenen Dokumente des Käufers, werden diese durch den Produzenten / Verkäufer geprüft und der Käufer erhält zeitnah einen entsprechenden Kaufvertrag (SPA – Sales & Purchase Agreement). Voraussetzung dafür ist eine positive Überprüfung der eingereichten Dokumente und ein dem Vertragsumfang entsprechend ausreichender Mittelnachweis (POF – Proof of Funds).
Der Käufer hat im Allgemeinen einen Zeitrahmen von 48 bis 72 Stunden, um den Kaufvertrag (SPA – Sales & Purchase Agreement) zu prüfen. Unklarheiten müssen an dieser Stelle im beiderseitigen Einvernehmen schnellstmöglich geklärt werden.
Haben sich die Vertragsparteien bezüglich der Vertragsdetails endgültig geeinigt, hat der Käufer den Kaufvertrag (SPA – Sales & Purchase Agreement) zu unterschreiben und zu stempeln und an den Produzenten / Verkäufer per E-Mail zurück zu senden. Der Käufer erhält nach nochmaliger Überprüfung durch den Produzenten / Verkäufer den Kaufvertrag (SPA – Sales & Purchase Agreement) gegengezeichnet zurück.

Die weiteren Prozeduren gehen aus dem von beiden Vertragsparteien unterschriebenen rechtsgültigen Kaufvertrag (SPA – Sales & Purchase Agreement) hervor. Eine Verzögerung der im Kaufvertrag (SPA – Sales & Purchase Agreement) vereinbarten Abläufe kann zur Vertragsauflösung führen, wenn die Vertragsparteien keine einvernehmliche Lösung herbeiführen können.