Instructions pour réussir à conclure une activité d’exportation de marchandises en provenance du Brésil
Le processus illustré pour un commerce de marchandises est présenté dans une version optimale et devrait être achevé dans les 2 semaines. Cela est nécessaire car les producteurs et les fournisseurs doivent tenir leurs promesses de prix et doivent conserver les marchandises correspondantes en stock.
Ce flux de processus vise à garantir que les conditions générales du commerce des marchandises sont claires et compréhensibles à l’avance pour toutes les parties impliquées dans la transaction et qu’elles sont acceptées avant que des engagements écrits et juridiquement contraignants ne soient pris.
Les procédures ne favorisent ni l’acheteur ni le vendeur, mais servent uniquement à mener à bien la transaction.
Il est courant que des intermédiaires et des agents du côté acheteur et vendeur soient impliqués dans ces transactions sur les produits de marchandises.
Veuillez noter:
- Nous ne participons pas à la spéculation ou aux demandes générales de prix, nous n’acceptons donc que les documents adressés à notre société (VALIA Brazil).
- Les documents soumis doivent être rédigés sur papier de l’entreprise avec des données d’adresse afin que l’expéditeur puisse être clairement identifié.
- Dans le cas des transactions d’exportation, tous les documents doivent être rédigés ou traduits en anglais. Seule la langue anglaise est juridiquement valable.
- Les documents soumis doivent nous être envoyés au format pdf par courrier électronique (inquiry@valiabrazil.com).
- Cette procédure s’applique aux transactions d’exportation et n’est pas juridiquement contraignante et peut être prolongée ou raccourcie.
1. L’intention d’achat (LOI – Letter of Intent)
Une lettre d’intention (LOI – Letter of Intent) entièrement remplie de l’acheteur ou de l’agent (titulaire du mandat) contient toutes les informations sur le produit avec les spécifications et les quantités correspondantes, dans quelles conditions (prix, conditions de paiement, conditions de livraison, etc.) l’acheteur est prêt à acheter la marchandise.
Remarque: les lettres d’intention (LOI – Letter of Intent) sans objectif de prix ne seront pas acceptées.
Cette lettre d’intention (LOI – Letter of Intent) est vérifiée par le vendeur ou son agent et ils décident si les conditions de l’acheteur peuvent être remplies ou avec quels écarts. L’acheteur ou son mandataire sera informé en conséquence.
Les parties concernées ont désormais la possibilité de négocier des intérêts mutuels afin de parvenir à un accord. Si aucun accord n’est conclu au cours de cette première phase de la négociation, la lettre d’intention expire et le processus doit être considéré comme un échec.
Dans certains cas, le producteur ou le fournisseur a également besoin des informations bancaires de l’acheteur, car normalement, seules les lettres de crédit des 50 plus grandes banques mondiales (50 plus grandes banques mondiales) sont acceptées pour les transactions à l’exportation.
2. Offrir (SCO – Soft Corporate Offer / FCO – Full Corporate Offer)
Si un accord entre les parties a été conclu concernant la spécification et les conditions selon la lettre d’intention (LOI – Letter of Intent) et que celles-ci ont été comprises, l’acheteur recevra une offre (SCO / FCO) du vendeur ou de son agent. Il décrit généralement également d’autres processus et délais relatifs à la conclusion d’un contrat d’achat, à la livraison et au paiement.
L’acheteur dispose généralement de 3 à 5 jours pour vérifier l’offre (SCO / FCO) et la renvoyer signée et tamponnée et pour lancer toutes les préparations pour l’étape suivante (point 3). Si le délai expire, le vendeur n’est plus lié par l’offre.
3. Ordre (ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order)
Après que l’offre signée et tamponnée (SCO ou FCO) a été renvoyée par l’acheteur, l’acheteur final doit émettre une commande (ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order) dans laquelle toutes les spécifications, conditions et procédures convenues sont décrites comme indiqué dans l’offre pour exprimer la ferme intention d’acheter.
En plus de l’ordre (ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order), l’acheteur doit envoyer une preuve de fonds (POF – Proof of Funds) sous la forme d’une BCL (Bank Comfort Letter) ou RWA (Ready, Willing & Able), ainsi qu’une copie du registre de la société et une copie du passeport de l’acheteur (ou du représentant légal de la société) au vendeur.
4. Contracter (SPA – Sales & Purchase Agreement)
Après réception de la commande (ICPO – Irrevocable Corporate Purchase Order) et des autres documents de l’acheteur décrits au point 3, ceux-ci seront vérifiés par le producteur / vendeur et l’acheteur recevra en temps opportun un contrat correspondant (SPA – Sales & Purchase Agreement). La condition préalable est un examen positif des documents soumis et des preuves de fonds suffisants (POF – Proof of Funds) correspondant à la portée du contrat.
L’acheteur dispose généralement de 48 à 72 heures pour examiner le contrat de vente et d’achat (SPA – Sales & Purchase Agreement). Les ambiguïtés doivent être résolues à ce stade d’un commun accord dans les plus brefs délais.
Une fois que les parties contractantes se sont finalement entendues sur les détails du contrat (SPA – Sales & Purchase Agreement), l’acheteur doit signer et tamponner le contrat (SPA – Sales & Purchase Agreement) et le renvoyer au producteur / vendeur par e-mail. Après un nouveau contrôle par le producteur / vendeur, l’acheteur reçoit le contrat (SPA – Sales & Purchase Agreement) contresigné.
Les autres procédures se trouvent dans le contrat juridiquement valide (SPA – Sales & Purchase Agreement) signé par les deux parties contractantes. Un retard dans les processus convenus dans le contrat (SPA – Sales & Purchase Agreement) peut entraîner la résiliation du contrat si les parties contractantes ne trouvent pas de solution amiable.